Tips Berkomunikasi Online Dengan Baik

Tips Berkomunikasi Online Dengan Baik - Bagaimana membangun komunikasi yang baik dengan pelanggan online? Berikut beberapa hal yang bisa di...

Tips Berkomunikasi Online Dengan Baik - Bagaimana membangun komunikasi yang baik dengan pelanggan online? Berikut beberapa hal yang bisa dilakukan untuk itu.

Biasakan Diri Dengan Komunikasi Tertulis

Tidak semua orang punya bakat menulis. Tentu kita tidak mencari seorang penulis ulung di sini. Pebisnis online tidak punya banyak waktu untuk mengikuti pelatihan menulis pastinya. Kita hanya perlu membiasakan diri berkomunikasi menggunakan tulisan. Walau tidak berhadapan langsung dengan pelanggan, bukan berarti kita tidak bisa bersikap ramah kepada pelanggan. Perlu diingat, keramahan dan kemarahan dapat tertangkap dari susunan teks yang kita ketik di layar komputer atau gadget. Pilihlah kata-kata yang menyuarakan persahabatan. Sapa pelanggan dengan nama atau awali dengan basa-basi menanyakan kabar.

Bayangkan kita sedang berbicara langsung dengannya sehingga akan tersusun bahasa tertulis yang komu­nikatif dan bersahabat. Bagi mereka yang sudah terbiasa berkomunikasi dengan pesan instan, seperti WhatsApp atau BlackBerry Messenger, tidak akan menemukan kesulitan berarti dengan gaya komunikasi ini.

Teliti Membaca Pesan

Seorang penjual offline akan menyimak keinginan pelanggan saat mereka berkomunikasi langsung. Hal serupa juga dilakukan penjual online. Bedanya, pelanggan toko online menyampaikan apa keinginannya melalui pesan tertulis. Ketelitian membaca pesan bisa menghindarkan masalah, seperti salah kirim pesanan, karena hal ini sangat berdampak besar pada bisnis. Banyak masalah terjadi akibat penjual kurang teliti membaca pesanan atau sulit menerka keingingan pelanggan dari pesan tertulis yang penuh dengan singkatan kata. Masalah-masalah itu terkesan sepele, tapi akan bergulir menjadi masalah besar di kemudian hari apabila terus dibiarkan. Ingatlah, di dunia bisnis online, reputasi amat sangat dipertaruhkan.

Respons yang Baik dan Cepat

Alasan utama orang berbelanja online adalah ingin serba praktis dan cepat. Itulah mengapa seorang penjual online sebaiknya memberi respons yang cepat ke pelanggan. Pembeli online tidak menghabiskan waktunya untuk mendapatkan respons dari kita saja. Kemungkinan besar ia juga mencari produk serupa dari toko online lain atau bahkan dari banyak toko online. Siapa yang merespons paling baik dan cepat, ia yang akan memenangkan transaksi. Kita sebaiknya selalu berpikir dengan keyakinan “Siapa cepat, dia dapat.” Tidak bisa dipungkiri, hal inilah yang berlaku di dunia bisnis online. Bukan hanya cepat, tapi juga harus baik dan memuaskan. Ketika stok barang yang dipesan habis, bukan berarti kita menyerah kalah. Kita bisa berusaha dengan menggunakan kalimat, “Akan kami usahakan memesan stok yang Anda cari sesegera mungkin.”

Simpan Data Percakapan

Keunggulan komunikasi tertulis dibanding komunikasi lisan adalah kita bisa menyimpan semuanya. Dengan menyimpan data percakapan dengan pelanggan, kita bisa mengenali

kebutuhan mereka dengan baik. Dengan mengenali kebutuhan pelanggan, kita bisa menyempurnakan strategi pemasaran dengan lebih baik lagi. Data percakapan dengan pelang­gan juga sangat membantu apabila terjadi masalah di kemudian hari.

Gunakan Emoticon

Tidak semua hal yang ingin disampaikan bisa terwakili dalam komunikasi tertulis. Kadang kita ingin menghibur pelanggan yang kecewa dengan memberi senyuman simpatik, atau menyampaikan rasa ikut berduka atas masalah yang dihadapi. Kata-kata saja tidak cukup untuk itu. Dalam ko­munikasi lisan, kita dapat memakai ek­spresi wajah, mimik, dan gerak-gerik. Di dunia komunikasi tertulis, semua dapat digantikan dengan emoticon, walaupun tidak pernah bisa seefektif ekspresi sesungguhnya. Namun setidaknya kita sudah berusaha. Gunakanlah emoticon yang tepat saat dibutuhkan.

Tetap Terbuka

Sampaikan masalah teknis yang mungkin mengancam. Seorang pembeli online selalu berharap pesanannya tiba tepat waktu dalam kondisi baik dan sesuai dengan yang diinginkan. Namun, sering kali ada masalah teknis dan non-teknis yang membuat penjual online tidak bisa memenuhi harapan pelanggan, mulai dari kesibukan yang tiada henti, sempitnya waktu yang tersedia, sampai masalah dengan bagian ekspedisi. Semua masalah itu bisa terjadi di luar kontrol penjual dan akhirnya pembeli akan kecewa. Usahakan selalu terbuka dengan pelanggan mengenai masalah yang terjadi. Jelaskan garis besarnya dan meminta maaf atas hal itu. Pelanggan memang berada di tempat yang jauh, tidak bisa langsung datang, dan memarahi kita, tapi bukan berarti kita bisa mengabaikan kekecewaannya. Komunikasi tertulis bukan alasan untuk mengecewakan pelanggan. Komunikasi menjadi kunci utama dalam sebuah bisnis online.

Demikianlah artikel tentang Tips Berkomunikasi Online Dengan Baik semoga bermanfaat.